Entenda melhor a importância da Ficha de Verificação de Materiais e como preenchê-la corretamente para beneficiar a obra.

Como vimos, existe uma grande necessidade das construtoras de se manterem dentro das exigências das NRs, normas ABNT, ISO e outros programas de qualidade. 

Mais do que representarem uma exigência da lei, especialmente em obras públicas, eles garantem a segurança do empreendimento durante a execução e na vida útil após a entrega.

A FVM é uma ferramenta para que a construtora possa controlar se as exigências de qualidade são cumpridas nas obras. Em termos práticos, essa ficha é uma lista de todos os materiais usados durante a execução e os atestados de qualidade que oferecem.

Nela é discriminada a aplicação específica de cada material, para quais serviços eles são adequados, se estão em bom estado e em qual quantidade são usados.

Esse documento é disponibilizado a todos os envolvidos no controle de materiais e serve como guia para seu uso na execução. O que isso significa? Bom, responder isso exige entender a importância e benefícios que o controle dos materiais de construção possui na obra. Acompanha com a gente.

5  benefícios que destacam a importância da FVM para a construção civil

Pelas informações inseridas no documento já dá para saber que a Ficha de Verificação de Materiais tem grande importância no controle de qualidade dos materiais de construção utilizados. 

Claro, esse não é o único benefício oferecido por seu uso.

Podemos citar, ainda:

• Redução de atrasos;
• Sustentabilidade;
• Controle de orçamento;
• Redução de erros;
• Controle de estoque e compras.

Não identificou como a FVM está relacionada a cada um desses benefícios? Calma, a gente explica:

1. Redução de atrasos

Se todos os materiais, quantidades e qualidade não são verificados as possibilidades de falta de materiais, de retrabalhos e acidentes se intensificam.

Esses tipos de riscos, quando se tornam uma realidade, causam grande impacto no decorrer da evolução da obra. Bastam algumas horas para o cronograma deixar de ser cumprido e atrasos que prejudiquem a obra, a imagem da construtora e o orçamento.

2. Sustentabilidade

Não é segredo que a falta de controle de quantidades e qualidade de materiais tem grande interferência na sustentabilidade na construção civil. Basta um erro que gera retrabalho para que o consumo de matéria prima, energia elétrica e água no canteiro de obra aumente.

Para construtoras que colocam a sustentabilidade como diferencial, esse tipo de problema gera muitos transtornos. Além dos custos mais altos do que o esperado, sua imagem fica prejudicada.

Afinal, como confiar na postura sustentável de uma empresa que não consegue controlar os impactos ambientais que suas obras causam?

3. Controle do orçamento

O controle do depósito de materiais é essencial para controlar, também, o orçamento. 

Com a Ficha de Verificação de Materiais, evitar gastos extras com insumos, atrasos e outros problemas se torna mais fácil.

Todos esses problemas têm impacto direto no orçamento de obras. Se materiais são insuficientes ou precisam ser substituídos após comprados por serem insuficientes ou inadequados pela falta de qualidade, compras de última hora serão necessárias.

O departamento de compras sempre desenvolve uma pesquisa de preços grande para conseguir os melhores negócios antes da obra se iniciar, fechando acordos com fornecedores. 

Compras realizadas no último minuto, assim, além de serem um custo não esperado, acabam não se enquadrando em negociações e têm custo mais alto.

4. Redução de erros

Se os retrabalhos geram problemas de orçamento, cronograma, estratégia de marketing e confiança do cliente, a melhor coisa é tentar evitá-los. 

Buscar formas de fazer com que eles não aconteçam, então, é essencial.

Muitos retrabalhos acontecem por erro de planejamento, mas existe um segundo motivo: erros na escolha do material de construção. Não prezar pela qualidade do que se está comprando pode criar estruturas frágeis e acabamentos mal feitos.

Nos dois casos, é necessário que o que foi feito seja derrubado e feito novamente.

Imagine um muro com uma argamassa de baixa qualidade, apresentará problemas, trincos e pode não suportar o peso do telhado. 

Esses problemas podem ser percebidos durante a execução, exigindo retrabalho, ou durante o uso do imóvel, colocando os usuários em perigo.

Existem exemplos mais simples como, por exemplo, uma tinta de baixa qualidade. Será necessária uma quantidade maior para que o acabamento seja bom, exigindo gastos a mais.

A FVM elimina esse tipo de erro, já que sempre se pode contar com a qualidade do produto utilizado.

5. Controle de estoque e compras

Não é apenas no orçamento e cronograma que os impactos imediatos de não utilizar a ficha são percebidos. O custo benefício dos produtos, quando considerado, facilita muito o trabalho do departamento de compras e estoque.

Para as compras, como já mencionamos, o principal benefício é evitar compras emergenciais. Já para o estoque é a possibilidade de evitar que materiais de baixa qualidade sejam perdidos por não serem utilizados e ficam armazenados, ocupando espaço e dificultando a logística.

Cabeçalho, corpo e rodapé: entenda a estrutura das fichas

Já foi possível entender a importância e os benefícios que a Ficha de Verificação de Materiais possui, agora é hora de entender sua estrutura para poder aprender a usá-la corretamente.

Essas fichas são divididas em 3 partes: cabeçalho, corpo e rodapé. Nelas, as informações sobre a construtora, obra e materiais são organizadas de forma que tudo fique claro para quem for consultá-la.

Cabeçalho

A primeira parte é a de dados técnicos do projeto. É no cabeçalho que as informações que identificam a obra, o número da nota fiscal, o responsável pelo recebimento e pela avaliação dos detalhes da nota fiscal do material, o número interno de controle da FMV, data de entrega dos materiais de construção e a quantidade total recebida.

Corpo

Aqui os itens recebidos são descritos em detalhes e é a parte que exige maior atenção para o controle de qualidade. 

Cada item inserido no corpo da ficha é avaliado e os detalhes que cada insumo exige são descritos, como: dimensão, aspectos gerais e especificações técnicas.

As especificações técnicas são a parte com mais informações a serem consideradas. 

Nela, é importante detalhar quais testes foram realizados no material, quais foram os resultados, se ele atendeu aos critérios de aceitação e quais medidas foram tomadas para corrigir problemas se não alcançarem os resultados.

Descrever essas informações não é tarefa simples. 

Os dados devem ser apresentados de forma clara e objetiva, não abrindo espaço para interpretações erradas. Existe uma parte apenas para observações e quanto mais completas elas forem, melhor.

Rodapé

Como em qualquer documento, o rodapé é o local onde as assinaturas são feitas. No caso da FVM, deve constar a assinatura do responsável por receber os materiais de construção e do engenheiro da obra.

É possível, ainda, que o rodapé contenha algumas orientações sobre o material, como os direcionamentos sobre armazenamento e transporte adequado, e sobre o fornecedor, comentando sobre os prazos, atendimento e qualidade de entrega.

Preenchendo corretamente a ficha da sua obra

Preencher a Ficha de Verificação de Materiais pode ser um processo muito mais simples do que muitas construtoras acreditam. O segredo? Ter MUITA atenção aos detalhes e materiais recebidos.

Os modelos mais comuns de ficha já vem com uma lista do que é essencial observar, mas adaptá-la para que as informações sejam o mais completas possível é uma boa estratégia para proteger a qualidade buscada.

Ao começar a preencher a ficha se atente, primeiro, a como está o aspecto dos materiais recebidos, embalagens, esquadros, dimensões e volume. Veja se nada está rasgado, corroído, com manchas de moço e se o tamanho e volume entregues são o que foi pedido.

Não se esqueça que cada produto tem características próprias. 

Para alguns, como é o caso do cimento, é essencial verificar os prazos de validade, já que ele tem uma durabilidade em armazenamento menor, ou verificar a resistência, como é o caso dos blocos de concreto, tendo a certeza de que suportarão o que se espera deles no projeto.

Cada um desses detalhes faz parte daquelas normas de qualidade, como o ISO 9000, que mencionamos. Observar os detalhes de cada tipo de insumo, então, é essencial para verificar se eles estão de acordo com os protocolos que existem.

Assim, uma das formas mais eficientes para preencher corretamente a FVM é treinar os profissionais para que eles consigam analisar bem a mercadoria e trazer informações corretas e claras para o documento. Lembre-se de que nada deve ser recebido ou liberado para uso sem essa verificação detalhada.

Uma dica que pode ajudar: deixe sempre uma amostra dos produtos para ser comparada pelo profissional na hora da avaliação e preenchimento da ficha.

Uma vez que tudo foi preenchido, o documento deve ser arquivado. Claro, de nada adianta arquivar em um lugar onde consultar a FVM seja difícil. Manter a ficha em um escritório no canteiro de obras é uma opção, mas tem seus riscos.

Outra possibilidade é aproveitar as facilidades da tecnologia e digitalizar o documento. Assim, a consulta pode ser feita pelo celular sem colocar a integridade do da Ficha de Verificação de Materiais em risco.

Cuidados especiais na hora do preenchimento da FVM

Apesar de cheia de informações e detalhes, a ficha é um documento relativamente simples de preencher. Para que o volume grande de informações não deixe tudo mais difícil para a construtora, existem alguns cuidados a serem tomados:

1. Não complique na hora de escolher o modelo

Um modelo completo não precisa ser complicado. Muitas pessoas vão ler e precisam entender a FVM, então quanto mais simples a forma como os dados são apresentados, melhor.

Coloque todas as informações que puder, mas preze para que o entendimento seja claro e sem ambiguidades tanto na formatação quanto no que está escrito.

2. Preencha tudo no momento em que o material de construção chega

Quanto mais cedo for o preenchimento da ficha, mais fácil é corrigir problemas. Afinal, não dá para recusar um produto que já foi recebido. A verificação é sua forma de contestar o fornecedor e um problema identificado tarde demais pode gerar muito atrito.

Imagine que um saco de cimento veio úmido. Como enviar de volta e argumentar com o fornecedor que o problema não aconteceu depois da entrega se a verificação foi feita depois do recebimento?

Além disso, quanto mais rápido a verificação menos trabalho acumula sobre o responsável e maior atenção ele pode dar à tarefa.

3. Escolher os critérios de avaliação com cuidado

Avaliar um material com base nos critérios errados ou sem levar em consideração detalhes importantes pode gerar problemas. 

Que tal já ir definindo os critérios no momento de escolher o material para compra? 

Assim, a análise do que deve ser verificado fica mais completa e a ficha é desenvolvida para ser mais eficiente.

4. Atenção redobrada com itens complexos

Se o material recebido deve ter medidas exatas, fórmulas exatas e outros detalhes muito minuciosos, é necessário atenção redobrada na verificação. Basta um erro de milímetros na medição para prejudicar e atrasar toda a obra.

Tecnologia pode ser diferencial para otimizar o uso da Ficha de Verificação de Materiais

Toda a gestão de insumos de uma obra depende de verificar com cuidado a qualidade dos materiais de construção recebidos. Por isso, o cuidado com a FVM deve ser redobrado sempre.

Na hora de usar a ficha como forma de reduzir desperdícios e auxiliar na gestão de cronogramas, orçamentos e financeiro, toda facilidade é uma vantagem.

É nesse momento que, mais uma vez, a tecnologia se torna um diferencial. 

Planilhas virtuais podem agilizar o preenchimento e compartilhamento do documento, economizando o tempo do responsável pela verificação e permitindo que ele volte toda a sua atenção para a análise do material de construção recebido.

Quer conhecer mais vantagens que a tecnologia oferece para a gestão de obras? Acesse o Blog Obra Prima e fique sempre por dentro.