Descubra como tornar sua relação com o fornecedor e gestão de obras mais eficiente com a ordem de compra.
A ordem de compra na construção civil pode ser um grande diferencial na hora de otimizar seu controle financeiro, evitar atrasos e manter o projeto dentro do orçamento.
Descubra tudo o que precisa saber sobre esse documento e melhores os resultados da sua construtora agora mesmo.
Ordem de compra: o que é?
O conceito de ordem de compra é bem simples: É um documento onde estão descritos todos os serviços ou produtos que vão ser adquiridos ou vendidos, respeitando as condições do orçamento.
Na relação entre construtora e fornecedor, por exemplo o processo é o seguinte: a construtora envia a relação de materiais que são necessários a obra, o fornecedor responde com o orçamento, contendo o preço unitário dos produtos, preço total e opções de pagamento e a construtora decide o que vai ser adquirido desse orçamento e sua aprovação, enviando o que escolheu como ordem de compra.
Na relação com o cliente o processo é parecido.
A construtora envia o orçamento do projeto pedido pelo cliente, com todos os custos e detalhes da execução, como prazos de execução e pagamentos, o cliente aprova esse orçamento e o devolve em formato de ordem de compra.
Assim, o contrato de um trabalho ou da compra dos materiais só é oficializado após a emissão da ordem de compra.
É esse documento que vai guiar o controle de custos e orçamentos durante toda a obra, auxiliando, inclusive, na elaboração do orçamento e cronograma de obras finais.
Quais itens incluir na sua ordem de compra?
Uma ordem de compras que ajude a manter o controle e seja um documento oficial para a construtora e cliente deve possuir algumas informações específicas. São elas:
- Código de compra;
- Número de série da nota;
- Quem é o cliente;
- Quem é o fornecedor;
- Contato do fornecedor;
- Descrição dos produtos a serem comprados;
- Quantidade de cada produto;
- Data e local da entrega da compra;
- Nome do responsável por receber os produtos na entrega;
- Formas e prazos de pagamento;
- Valor total da compra;
- Data em que a compra foi efetuada;
- Assinatura do responsável pela compra.
Criando seu documento de ordem de compra
Existem 4 passos essenciais para criar sua ordem de compras sem erros:
Passo 1 – Definindo os produtos
Comece criando uma lista de todos os produtos que vão ser comprados daquele fornecedor, colocando o nome do produto e a quantidade de cada um deles.
Passo 2 – Inserindo códigos e descrição
Identifique a marca e detalhes de cada produto a ser pedido, garantindo uma lista específica dos produtos. Após descrever os produtos, coloque o código do produto de acordo com a lista enviada pelo fornecedor.
Passo 3 – Crie um controle interno de ordens de compras
Sua construtora vai realizar, ao longo dos anos, diversas ordens de compras.
Por isso, é essencial criar um sistema para arquivar e identificar cada uma delas. Crie um código para cada uma delas contendo o número da ordem e o ano.
Para a primeira ordem de compras, por exemplo, a construtora pode usar o código 01/2021, iniciando a sequência para as próximas ordens.
É possível fazer uma organização anual, voltando ao número 1 a cada novo ano, ou sequencial, alterando o ano, mas mantendo a contagem geral das ordens de compra, o que for melhor para a gestão interna da empresa.
Passo 4 – Verifique prazos e pagamentos com fornecedores
Com os produtos a serem comprados definidos e a lista preparada, verifique com o fornecedor quanto tempo ele vai levar para entregar o pedido, negociando prazos de acordo com a necessidade do seu projeto.
Insira a data acordada com o fornecedor na ordem de compra e identifique quem será o responsável por receber esses materiais e assinar o recebimento no canteiro de obras nesta data.
Insira também o valor total da ordem de compra e os prazos de pagamento acordados com o fornecedor.
Preparado para fazer uma ordem de compra!
Com todos esses passos executados, basta assinar, junto com um representante do fornecedor, a ordem de compra e arquivar o documento em um local seguro para prestações de compras ou para consultas futuras.
Com esse documento em mãos, sua construtora consegue controlar melhor a relação com fornecedores, prazos de entrega e controle de fluxo de caixa, evitando problemas no orçamento e atrasos na obra.
Uma boa opção é adotar um software de gestão de obras para a elaboração da ordem de compra, evitando erros e agilizando o processo. Conheça o software de gestão de obras Obra Prima e saiba como ele pode ajudar.
