Confira aqui o guia prático que criamos e aprenda a utilizar a planilha de controle de obras para acompanhar e gerenciar todos os elementos de uma construção na sua empresa.
Se você busca uma maneira eficiente de organizar e monitorar o progresso, custos, prazos e recursos envolvidos em um projeto da construção, não pode deixar de conhecer as planilhas de controle de obras.
Além disso, neste guia prático, vamos explorar o poder dessa ferramenta na gestão de obras da sua empresa, fornecendo dicas valiosas para criar uma planilha personalizada e muito eficaz. Descubra como a utilização correta pode transformar o seu gerenciamento, trazendo uma organização e monitoramento sem precedentes!
A importância do monitoramento e controle de obras
O controle e monitoramento de obras é um processo que garante que todos os serviços sejam realizados da maneira que foram orçados e planejados. Por isso, é um mecanismo fundamental na construção civil diante de um cenário cada vez mais competitivo dentro desse setor.
O processo é fundamental para uma boa realização de serviços e obras na construção. Isso porque abrange diversas estratégias, como a inspeção de gastos diretos e indiretos, e uma prévia planificação do orçamento. Além disso, o monitoramento precisa levar em consideração o cronograma de obras, levantando dados e informações em relação às etapas de construção e o tempo médio para a realização de cada tarefa.
Para um controle de obras eficaz também é necessário administrar a programação de compras e fiscalizar as responsabilidades trabalhistas no local. Assim, é possível ter certeza de que as normas de segurança serão cumpridas no trabalho em equipe.
Entre os principais desafios para realizar essa tarefa da maneira certa estão: acompanhar múltiplas tarefas, o controle de gastos e o cumprimento dos prazos estabelecidos com o cliente no início do projeto. Afinal existem soluções para cada uma dessas barreiras com uma boa planilha de controle de obras. Então, descubra a seguir quais são as vantagens dessa ferramenta para a sua empresa.
6 vantagens das planilhas de controle de obras
Investir em um bom controle é fundamental para evitar ou reduzir o impacto de diversos problemas durante a execução de um projeto, entre as principais vantagens das planilhas de obras, podemos destacar:
- Centralização de informações
- Otimização de processos;
- Redução de desperdícios e retrabalhos;
- Geração de relatórios automáticos;
- Visão geral do projeto;
- Economia de tempo.
Então, entenda melhor como a planilha de controle de obras vai oferecer essas vantagens para o seu projeto a seguir, acompanhe:
1. Centralização de informações
A planilha de controle de obras ajuda a organizar todas as informações mais importantes sobre o projeto em um único lugar. Isso vai evitar a necessidade de procurar em diversos documentos ou anotações espalhadas, economizando tempo na busca pelos dados necessários.
2. Otimização de processos
Com um controle maior em relação a tudo que está acontecendo, atividades realizadas, materiais e mãos de obra disponíveis, é possível otimizar o processo, evitando que os colaboradores não tenham o que precisam e fiquem ociosos, o que, além de atrasar a obra, pode trazer prejuízos e problemas com o cliente.
3. Redução de desperdícios e retrabalhos
Outra grande vantagem de uma planilha de controle de obras é o gerenciamento de recursos, ela pode ser utilizada para controlar e otimizar o uso de mão de obra e materiais. Além disso, ao ter uma visão clara do que está disponível e de como serão alocados é possível evitar desperdícios e assegurar o uso eficiente, economizando e diminuindo ao máximo os retrabalhos.
4. Geração de relatórios automáticos
Baseado nos dados inseridos na planilha, é possível gerar automaticamente relatórios. Afinal, isso facilita a análise de dados, a identificação de tendências e a tomada de decisões informadas, sem a necessidade de compilar manualmente as informações.
5. Visão geral do projeto
Uma planilha de controle de obras pode ser utilizada para acompanhar e rastrear todas as atividades relacionadas com uma construção, desde o planejamento até a entrega final. Além disso, possibilita ter uma visão geral do progresso, encontrado possíveis atrasos ou problemas e tomando medidas corretivas com agilidade e eficiência.
6. Economia de tempo
Uma planilha de controle de obras oferece uma estrutura automatizada e organizada para controlar e gerenciar todas as informações e atividades relacionadas com a construção, o que resulta em uma economia de tempo significativa, além de auxiliar na eficiência e no sucesso do projeto.
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7 dicas para criar uma planilha de controle de obras eficiente
Então, agora que você já sabe quais são as vantagens de uma planilha de controle de obras, confira as dicas que preparamos para você criar a sua:
- Determine os objetivos;
- Identifique as principais categorias;
- Defina as colunas e os campos;
- Crie a estrutura da planilha;
- Formate a planilha;
- Adicione as fórmulas e automações;
- Teste e ajuste.
Entenda melhor cada uma dessas dicas a seguir:
1. Determine os objetivos
Comece a sua planilha determinando quais são os principais objetivos de controle de obras. Por exemplo: quais informações você quer acompanhar e controlar, quais cálculos e análises precisa realizar. Ter clareza em relação aos seus objetivos ajuda a determinar quais elementos precisam estar presentes.
2. Identifique as principais categorias
Liste as categorias de informações que são relevantes para o seu controle de obras. Isso pode incluir informações sobre o cronograma, atividades, custos, fornecedores, recursos, time, etc. Essas categorias serão a base para as colunas e campos da sua planilha.
3. Defina as colunas e os campos
Dentro de cada uma das categorias, identifique as colunas e os campos necessários para registrar as informações que são relevantes para o seu projeto. Por exemplo, na categoria “Atividades”, você pode ter campos como nome da tarefa, responsável, data do começo, status, data da conclusão, etc. Planeje com cuidado os campos necessários.
4. Crie a estrutura da planilha
Use uma ferramenta de planilha para criar a estrutura. Defina as colunas com nomes das categorias e os campos necessários dentro de cada uma das colunas. Além disso, organize-as de maneira intuitiva e lógica, facilitando o acesso e a compreensão dos dados.
5. Formate a planilha
Aplique formação para tornar a sua planilha mais fácil de usar e ler. Use negrito para destacar títulos, aplique cores para diferenciar as categorias ou destacar informações importantes e defina os formatos de número, data e moeda adequados para cada um dos campos.
6. Adicione as fórmulas e automações
Aproveite as funcionalidades das planilhas para adicionar fórmulas e automações que possam auxiliar na automatização de tarefas e cálculos. Também é possível criar regras de formatação condicional para destacar de maneira automática as atividades atrasadas ou alertar sobre possíveis erros ou imprevistos.
7. Teste e ajuste
Depois de criar a estrutura da sua planilha, faça um teste com dados reais ou fictícios para analisar se ela atende às suas necessidades. Faça ajustes conforme eles forem necessários para otimizar a funcionalidade e usabilidade.
Pense nos diferentes contextos!
A planilha de controle de obras pode ser utilizada em diversos contextos, como obras residenciais, industriais e comerciais. Por isso, você pode adaptar para as necessidades únicas de cada projeto, seja em relação ao tamanho da obra, tipo de atividades envolvidas e outros aspectos relevantes no contexto.
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