Saiba como otimizar a administração de obras e fugir de imprevistos e prejuízos.

Planejar é difícil, orçar é um desafio, acompanhar exige atenção: junte tudo isso e tenha a administração de obras. Não importa quantos anos de mercado sua construtora possua, administrar uma obra nunca será fácil e simples.

Calma, não é um susto para te desanimar e fazer desistir que estamos tentando, mas é importante enfrentar o tema com seriedade e olhos abertos. 

Saber que administrar uma obra não é fácil é o primeiro passo para se preparar e tirar de letra a missão.

Sim, são muitos detalhes em atividades complexas, mas que podem ser realizadas sem susto quando analisadas e executadas com cuidado. 

A falta de atenção não é rara nessa hora, muitas vezes a falta de tempo acaba prejudicando o processo.

Cuidado é essencial, erros de administração se refletem em toda a execução do projeto e podem causar grandes prejuízos.

Depois desse banho de água fria inicial é hora de respirar fundo e aprender como otimizar o processo para evitar sustos. 

Não importa o quanto seja difícil, é sempre possível organizar tudo para que os melhores resultados sejam conseguidos.

Estão preparados?

Entenda a administração de obras

A administração de obras, também chamada de planejamento, gerenciamento ou gestão de obras, é a responsável pela organização e controle do projeto. De forma mais detalhada, é ela quem vai fiscalizar a execução para que os custos e prazos definidos no contrato sejam cumpridos.

Um gestor deve estar atento à execução, sendo capaz de identificar imprevistos e criar soluções rápidas, evitando que a obra seja prejudicada.

É por isso que essa tarefa é tão essencial, afinal, sabemos bem que não importa a preparação e cuidado no planejamento, obras estão sempre sujeitas a imprevistos.

7 pontos fundamentais do trabalho do gestor

Existem 7 elementos que devem fazer parte do desenvolvimento e acompanhamento de um projeto e que cabe ao gestor fiscalizar:

1. Escopo

Onde são determinados os objetivos, tarefas a serem desempenhadas, responsáveis por cada elemento e etapa da obra, materiais e equipamentos necessários e outros elementos do planejamento.

2. Tempo

Planejamento e controle do cronograma de obra, definindo duração de cada etapa e controlando para que prazos não sejam perdidos.

3. Custos

Desenvolvimento dos orçamentos com base na realização de cotações de preços, previsão de melhores datas de entrega, controlando negociações de prazos e custos com fornecedores e entrada e saída de dinheiro no caixa.

4. Qualidade

Identificar custo-benefício de insumos e dos resultados do próprio projeto.

5. Comunicação interna e externa

Intermediar o fluxo de informações entre líderes de equipes, fornecedores e construtora. Comunicar avanços, problemas e ajustes aos clientes.

6. Recursos humanos

Mediar comunicação entre equipe e agentes externos e solucionar problemas entre membros de uma mesma equipe. Decidir sobre contratações e acordos com terceirizados.

7. Contratos

Responsável por fiscalizar e definir contratações de mão de obras, fornecedores, clientes, sempre com foco no melhor custo-benefício para o projeto

Dicas para uma administração eficiente

Ainda que assuste ver todas as obrigações da administração de obras, torná-la mais eficiente depende de alguns passos relativamente simples:

1. Defina bem o escopo do projeto

Sentar com o cliente e debater as possibilidades e desejos dele é essencial para que a obra possa começar com menos problemas.

Antes mesmo de começar o planejamento de obras, é importante conversar com o cliente e entender o que ele espera do projeto. Nessa primeira conversa já será possível alinhar algumas possibilidades e impossibilidade da obra que ele criou na cabeça.

Com essa atitude é possível reduzir muito o tempo gasto com o planejamento e com ajuste antes e durante a execução da obra.

2. Planejamento eficiente

Um bom planejamento é o primeiro passo para ter controle da obra. Mais do que planejar as etapas e uso de insumos, é essencial planejar o uso do tempo do gestor.

Todo o gerenciamento da obra gira em torno do que está definido no planejamento. Se cada etapa é bem detalhada e considera todos os riscos e o gestor organizar bem seu dia para acompanhar cada etapa mais de perto, as possibilidades de erros prejudiciais são reduzidas ou até mesmo eliminadas.

3. Tenha metas claras

Saber o que deve ser alcançado a cada momento da obra e qual é o objetivo final do projeto é essencial. Mais do que saber, é essencial que o administrador certifique que todos os envolvidos no projeto estejam cientes dessas metas.

Essa é a única forma de garantir o alinhamento de todos os processos e conseguir o máximo de produtividade e melhores resultados. Além disso, ajuda na distribuição de responsabilidades e reduz a sobrecarga do gestor de obra.

4. Otimize a gestão de suprimentos

Comprar materiais é apenas uma parte da gestão de suprimentos e insumos. É essencial sempre estar atento ao estoque, garantir que tudo seja armazenado como deve e fiscalizar a logística de transporte.

Esses são os pontos onde a maior perda de materiais pode ocorrer, é onde danos por umidade ou quebra acontecem. Reduzir esse desperdício de materiais é muito mais fácil com uma gestão eficiente dos suprimentos.

5. Fique de olho nas contas

Cuidar do fluxo de caixa e pensar sempre no futuro é essencial. O controle de todo o orçamento depende desse passo. Não é porque você já sabe quanto, onde e com o que vai gastar que não pode organizar as compras para o melhor momento.

Ficar de olho no fluxo de caixas é, também, a única forma de evitar que desperdícios passem despercebidos.

6. Não descuide da comunicação

Não é porque o cliente tem acesso a todos os dados no sistema que você pode deixar de responder (ou demorar) quando ele entra em contato. Conversar com o cliente e ter a certeza de que ele entende tudo o que está acontecendo com o projeto rendeu muitos frutos na forma de futuros contratos ou indicações.

A comunicação deve acontecer, também, com as equipes no canteiro de obras. Saber cobrar e elogiar quando necessário sem criar situações desconfortáveis e abrir espaço para sugestões dos trabalhadores é um diferencial. Muitas oportunidades de economia e melhores resultados surgem das pessoas que possuem mais vivência na execução de atividades.

7. Preste atenção nos riscos

Sim, no planejamento é realizada uma análise de riscos e formas de corrigir problemas se eles se concretizarem. Estar atentos a eles é importante, mas existe um outro tipo de risco que merece ainda mais atenção: o imprevisto.

Muitas vezes, na execução da obra, alguns ajustes são feitos no escopo e não há tempo de analisar riscos com tanta atenção antes de começar a aplicá-los. Por isso, prestar atenção para ver se novos problemas potenciais surgem é de extrema importância para reduzir acidentes e erros que impactem no projeto.

Administração de obras com bons sistemas de gestão de obras: um diferencial

A tecnologia vai sempre ser uma aliada do gestor que quer alcançar os melhores resultados. Investir em ferramentas é uma forma de automatizar processos repetitivos e reduzir riscos de erros, além de deixar mais tempo livre para que o gestor observe com calma detalhes.

O software de gestão de obras do Obra Prima oferece muita facilidade para a administração de obras. Abre canais de comunicação eficientes com responsáveis por equipes, fornecedores e clientes, integra departamento de compras, estoque e financeiro e garante que cada detalhe seja visualizado com mais clareza.

Que tal conhecer mais de perto as facilidades que nosso sistema de gestão oferece?